¿Es obligatorio presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Responsabilidades
Como bien se sabe, en las mayoría de las sociedades mercantiles (aquellas que cierran su ejercicio económico el 31 de diciembre de cada año), tienen de plazo hasta el 31 de julio para presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil de su provincia, y con ello el plazo máximo para aprobar las cuentas anuales, así como para decidir sobre la distribución del resultado de su ejercicio económico, de acuerdo con el balance aprobado.
Por ende, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad deben presentar, para su depósito en el Registro Mercantil, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas y de aplicación del resultado, así como un ejemplar de cada una de ellas.
Si nos esperamos a la fecha límite para aprobar las cuentas, nos queda el mes de julio para realizar el depósito en el Registro Mercantil, si bien cada vez son más las empresas que se adelantan con el objetivo de que no les coincida con la declaración del Impuesto sobre Sociedades (hasta el 25 de julio).
Y por ello las consecuencias y responsabilidades de no presentar en plazo las cuentas anuales serían:
En primera instancia, el régimen sancionador de la Ley de Sociedades de Capital establece que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (salvo algunas excepciones), además de la imposición a la sociedad por parte del ICAC de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros en función de la dimensión de la sociedad.
Por lo que resulta de vital importancia que presentemos las cuentas aunque sea fuera de plazo pero lo antes posible ya que si se produce el depósito con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Además del perjuicio económico que puede suponer la sanción, no hay que olvidar el alcance que puede tener en la reputación de la empresa, ya que el cierre del Registro Mercantil impide a los terceros conocer la situación financiera de la sociedad, produciendo a efectos legales la presunción para los acreedores o terceros de la existencia de complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.
Si sumamos a esto, la responsabilidad del administrador derivada de este hecho, es importante reseñar que los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. Si no se cumplen los plazos establecidos en la ley y por tanto no se presentan las cuentas a tiempo, no hay duda de que no se está actuado diligentemente, por lo que se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados.
Pero además de esta responsabilidad por daños, también existe una responsabilidad por deudas, es decir, por no actuar cuando la situación económica de la sociedad es de insolvencia o incluso de concurso; es decir, responsabilidad por no disolver o liquidar la sociedad o, en su caso, por no instar la declaración del concurso de acreedores, situación que se puede dar pero desconocerse al no haber formulado y presentado las cuentas anuales en los plazos marcados por la normativa.
Y no es baladí este punto, ya que los administradores que en el plazo de dos meses no actúen diligentemente cuando se constate que en la sociedad concurre una causa legal de disolución, incurren en responsabilidad solidaria con su propio patrimonio por las deudas de la sociedad. Por ello hay que tener en cuenta todos estos aspectos para evitar males mayores.
Como consecuencia de ello, también tendrá que disponer de toda la documentación necesaria y oportuna para su correcta presentación, como Memoria del ejercicio, certificado de la junta o administrador con aprobación del Acta de Distribución de Resultados y cuentas, Cuentas Anuales, Certificado de Medio ambiente, etc. También deberá tener en cuenta que muchos Registros Mercantiles se están sumando a la tecnología y exigen su presentación por medios telemáticos, lo que sumado a la documentación a depositar requiere que esté todo bien cotejado a fin de no tener que subsanar defectos en el depósito y que conste como presentadas correctamente, pues recordemos que hasta que no se subsanen los defectos que se puedan derivar no aparecerán las Cuentas Anuales de la mercantil inscritas en el Registro.
