Cómo justificar dietas ante Hacienda. Con este artículo trataré de dar luz a todos los aspectos relativos a las dietas y gastos de locomoción, así como de kilometraje, gastos de estancia y manutención y los límites para que estén exentos de retención en el IRPF.
Conceptos retribuidos al empleado según tipo de gasto:
En primer lugar, debemos distinguir los siguientes conceptos:
Gastos de locomoción.
Gastos de manutención.
Gastos de estancia.
Gastos por desplazamientos (Kilometraje).
Por ello los Gastos por Dietas, son los gastos de manutención y estancia que recibe el trabajador.
1) Gastos de locomoción exentos en el IRPF
Son el importe económico con el que la empresa compensa al trabajador por los gastos de viaje que se produzcan para el desplazamiento fuera de la fábrica, taller, oficina donde se realice habitualmente el trabajo.
En general, los gastos de locomoción que genera un empleado que se desplaza fuera de su lugar de trabajo habitual para realizar su actividad laboral en un lugar distinto por medio de transporte público vendrán justificados por:
Billetes de tren, autobús, avión o barco.
Bonos de transporte público.
Facturas de taxi.
Por consiguiente, se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto.
De esta forma tendremos que cuando se utilicen medios de transporte público estará exento el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento acreditativo.
El exceso percibido sobre esta cantidad justificada está sujeto y no exento del impuesto, por lo que deberá declararse como rendimiento del trabajo.
2) Kilometraje exento en el IRPF
Cuando esta contraprestación al trabajador viene dada por el uso de su vehículo privado para fines de la empresa empleadora, y no realizado con medios de transporte públicos, esta contraprestación cubre todos los aspectos relacionados con:
Combustible
Mantenimiento del vehículo
Desgaste
Impuestos
Seguro
Estará exenta la cantidad percibida por el empleado resultante de computar 0,19 euros/kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. Este importe es a partir de 1 de diciembre de 2005 pues hasta esa fecha estaba fijada en 0,17 euros/km.
El exceso percibido sobre esta cantidad justificada está sujeto y no exento del impuesto, por lo que deberá declararse como rendimiento del trabajo.
También se deberá tener en cuenta que las cantidades que el trabajador reciba de la empresa en concepto de gastos de desplazamiento desde su domicilio al centro de trabajo (plus de transporte) no están exentas del impuesto por lo que deben declararse en su totalidad y estar sujetas a retención.
Este concepto de “Kilometraje”, no cubre gastos adicionales como peajes y parkings ya que se pagan aparte.
Tanto en el caso de las dietas como en los gastos de locomoción se deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo
3) Dietas exentas en el IRPF
Respecto de las dietas, como hemos manifestado podemos dividirlas en dos conceptos diferenciados:
Gastos de manutención: Restaurantes y demás establecimientos de hostelería.
Gastos de estancia: Hoteles o cualquier otro tipo de alojamiento.
La Ley de IRPF, no considera, en su artículo 17.1 y el artículo 9 del RIRPF, salario las asignaciones por gastos de locomoción, estancia y manutención en establecimientos de hostelería siempre que no se superen los límites reglamentariamente establecidos; es decir, límites establecidos para considerar exentas estas retribuciones.
Así mismo la norma manifiesta que se exime de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual.
Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
Condicionantes para acceder a esta exención en el IRPF por dietas:
Debe existir un desplazamiento del municipio distinto de aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual del empleado y del que constituya su residencia.
El desplazamiento y permanencia del trabajador no debe superar los nueve meses de forma continuada.
Los gastos por estancia y manutención deben producirse en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, lo que excluye de este tratamiento a los gastos que pueden producirse en casas de familiares, amigos, etc.
Los gastos pagados por manutención y estancia están limitados a unas cuantías máximas.
Cómo se hace el registro contable de las dietas exentas de IRPF
En estos casos se exige un registro contable, que como hemos manifestado, si el importe entregado por estos conceptos no superan los límites establecidos en el Reglamento del IRPF se encontrarán exentos del IRPF por lo que no se considerarán rendimientos del trabajo y no se les tendrá que practicar retención alguna; siempre por supuesto, que se cumplan todos los requisitos para no ser gravados, el registro contable se podría llevar a las cuentas contables del subgrupo 64.
La actual normativa laboral (artículo 147 TRLGSS) obliga a comunicar periódicamente todos los conceptos retribuidos incluidos en la nómina, coticen o no, y éstos han de estar obligatoriamente recogidos en el recibo del salario.
Por ello entendemos que en la práctica actual, donde las dietas no se recogen en recibos separados de la nómina sino en la misma nómina, sería una praxis contable adecuada el registrar los diferentes conceptos retributivos abonados a los trabajadores en cuentas del subgrupo 64 de personal (640 Sueldos y Salarios y 64- Dietas y gastos de locomoción).
Cómo deducir las dietas exentas en el Impuesto de Sociedades
En cuanto a la deducibilidad de estas dietas exentas a los trabajadores, en el Impuesto sobre sociedades, podríamos manifestar que el gasto derivado de las retribuciones satisfechas a los trabajadores en concepto de dietas, será deducible fiscalmente en el ejercicio de su devengo, en la medida en que esté debidamente contabilizado, justificado e imputado temporalmente, de acuerdo con lo establecido en la LIS. Y de acuerdo al art. 15 de la LIS serían deducibles si están correlacionados con los ingresos.
Si tiene alguna duda sobre la fiscalidad de las dietas y kilometrajes contacte con nosotros. Nuestro Departamento Fiscal le atenderá encantado.
