Errores en la gestión diaria del SII… y sus soluciones!

Actualizado: ene 31

Cómo solucionamos los problemas que van surgiendo en la gestión diaria del SII.

Una vez comenzada la obligación de envío de los registros electrónicos al SII y ya implantadas en nuestros sistemas informáticos, las actualizaciones necesarias para realizarlos, hemos comenzado a descubrir los problemas reales que nos van surgiendo en la gestión diaria del mismo.

Aunque la obligación de envíos al SII comenzó desde el 01/07/2017, los continuos avisos por parte de la Agencia Tributaria de no sancionar en estos seis meses del 2017, la concesión de la ampliación del plazo a 8 días y el no envío de requerimientos de información para subsanar posibles errores, deja claro que en el fondo, estos meses del 2017 son obligatorios, pero a la misma vez, una especie de período de prueba y adaptación para las empresas obligadas.

Está claro que tenemos que realizar los envíos de forma correcta, subsanando las incidencias que se detecten, pero con un levantamiento de mano por parte de la AEAT en el control de plazos, fechas de devengo de facturas emitidas, cumplimentación concepto factura, etc….

En diversas charlas ofrecidas por la AEAT en materia del SII, ponen de manifiesto que cuando comience el 2018 no solo tendremos que tener en cuenta la reducción del plazo de envío de 8 a 4 días, si no que también empezarán a controlar, de manera más exhaustiva, todos aquellos incumplimientos que puedan derivar en sanciones y por tanto multas, que se añadirán como inconveniente a la ya elevada carga de trabajo para los departamentos de administración de las empresas.

Por ello vamos a destacar algunas notas, unas que ya teníamos claras para reforzarlas y otras que han ido surgiendo desde la implantación del SII, para que evitemos en la medida de lo posible aquellos errores en la mecánica de realización diaria, que puedan derivar en sanciones para nuestra sociedad:

•Reducción del plazo de presentación de los registros de 8 a 4 días a partir del 01/01/2018. No teniendo en cuenta, como hasta ahora, sabados, domingos y festivos nacionales.

Errores del SII en facturas primer semestre

•Los envíos de facturas tanto recibidas como emitidas del primer semestre deben llevar incluido el número de factura.

•Si ahora descubrimos facturas recibidas en el primer semestre, que se contabilizaron por duplicado y por lo tanto se dedujeron por duplicado, habría que proceder a anularlas en la contabilidad (no nos va a permitir enviarlas doblemente, rechazará por duplicidad) y presentar la correspondiente declaración complementaria del modelo 303, del mes a que corresponda, ingresando la diferencia, con su consiguiente recargo por presentación extemporánea.

•Las prestaciones de servicios intracomunitarias son operaciones no sujetas por regla de localización.

•Las indemnizaciones NO se declaran en el SII.

•Los suplidos NO se declaran en el SII.

•Las retenciones NO se declaran en el SII.

•Una entrega de bienes a una sucursal propia en Canarias, no es una factura, ya que no es una venta y no va al importe neto de la cifra de negocios. Por lo tanto, no hay que presentarla al SII. En el caso de que nos la exigan en aduanas, la podemos emitir en una serie de facturación distinta que no afecte ni se informe en el SII.

•Deberá cumplimentarse el campo “Fecha de operación” en el libro registro de Facturas Expedidas, cuando la fecha de realización de la operación sea distinta a la fecha de expedición de la factura.

•Deberá cumplimentarse el campo “Fecha de operación” en el libro registro de Facturas Recibidas, cuando la fecha de realización de la operación sea distinta a la fecha de expedición de la factura y así conste en la misma.

•La AEAT vuelve a reiterar la obligatoriedad en el cumplimiento de las obligaciones del reglamento de facturación para la fecha de expedición de factura, con respecto al devengo de la operación. Habiendo sanciones para las facturas emitidas con retraso.

•Reiterar la obligación de cumplimentación del campo “Descripción operación” , de la manera más completa posible, evitando descripciones muy genéricas que no especifiquen en absoluto la entrega del bien o la prestación de servicios en cuestión.

Errores SII en facturas rectificativas y errores registrales

Cuando tengamos facturas rectificativas que presentar a la hora de identificarlas tenemos las claves, R1, R2, R3, R4 ó R5, dependiendo del motivo por el cual se haya emitido dicha factura rectificativa. Pues bien, la clave R4, que la AEAT identifica como Resto, una especie de cajón desastre, supone para la AEAT que llevará implícita una declaración complementaria del modelo 303, con su consiguiente recargo o sanción por presentación fuera de plazo.

Ejemplo: Emitimos una factura errónea con una base imponible y cuota menor a la correcta, la AEAT lo considera un error material por haber determinado de manera incorrecta cuotas repercutidas, lo arreglamos ahora que nos damos cuenta, pero como es un error material, en contra de la AEAT y lo hemos identificado como R4, nos va a exigir presentar una complementaria en el mes al que se corresponda la factura inicial errónea (cuando dejamos de ingresar el IVA repercutido que era correcto).

En resumen no utilizar nunca la clave R4. .

Rectificación por sustitución en dos facturas

Otra circunstancia que crea bastante controversia y que la mayoría de las empresas no están realizando correctamente es la realización de las facturas rectificativas por sustitución en dos facturas. .

La forma correcta descrita por la AEAT, para la rectificación por sustitución en dos facturas es la siguiente: .

1.- Anulación de la factura original, realizamos un envío A0 y una factura F1 negativa, no siendo por tanto esta una factura rectificativa, sino una factura normal F1 pero en negativo. .

2.- Nueva factura con los datos correctos, realizamos un envío A0 y ahora hacemos la rectificativa identificándola con la Rx que le corresponda. Siendo esta por el importe correcto a facturar. .

Error registral

Una factura rectificativa se emite cuando la emitida anteriormente tiene cualquier clase de error, sin embargo un error registral se produce cuando la factura emitida es totalmente correcta, pero se ha producido cualquier tipo de error en la contabilización de la misma. Vamos a diferenciar como solucionar los diferentes tipos de error registral: .

•Contabilización de una factura recibida por menos base imponible y cuota de la correcta; en este caso como nos hemos deducido menos IVA del correcto, tendremos que modificar el registro online, poniendo en el registro ya enviado la base imponible y cuota correcta (se puede hacer directamente desde la página de la AEAT) y posteriormente deducirnos ese IVA pendiente en el siguiente mes. .

La modificación de este registro deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al final del período al que se refiera la declaración en la que deba tenerse en cuenta. Si se realiza con posterioridad tendrá el carácter de sancionable. .

•Contabilización de una factura recibida por más base imponible y cuota de la correcta; en este caso como nos hemos deducido más IVA del correcto, tendremos que modificar el registro online, poniendo en el registro ya enviado la base imponible y cuota correcta (se puede hacer directamente desde la página de la AEAT) y posteriormente realizar y presentar una declaración complementaria (en el caso de que ya esté presentada) en el mes que corresponda dicho registro, con el consiguiente recargo por presentación fuera de plazo. .

La modificación de este registro deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al final del período al que se refiera la declaración en la que deba tenerse en cuenta. Si se realiza con posterioridad tendrá el carácter de sancionable.

•Si el error registral afecta a los datos de identificación del emisor, número de factura o fecha de expedición; habrá que proceder a dar de baja dicho registro y volver a presentarlo con los datos correctos. Dicho envío habrá que realizarlo en el plazo de 8/4 días, si no tendrá el carácter de sancionable. .

Facturas de gastos comerciales y varios

Hay que declarar y notificar a la AEAT a través del SII, todas las facturas que reciba la empresa nos las deduzcamos o no, por ello, aquellas facturas a nombre de la empresa como gastos de comerciales, cestas de navidad y cenas, que nos deducimos el gasto, aunque NO el IVA, también hay que contabilizarlas en el libro registro de facturas recibidas y enviarlas al SII.

Puesto que NO nos vamos a deducir el IVA, sí cumplimentaremos el desglose de tipo impositivo, base imponible y cuota soportada, con los datos que se indique en factura, pero en la casilla de cuota deducible es donde indicaremos cero “0”

Inversión Sujeto Pasivo

En las facturas recibidas con Inversión de Sujeto Pasivo, ya sabemos que aunque únicamente vayan al registro de facturas recibidas, tenemos que contabilizarlas y declararlas en el modelo 303 en el IVA repercutido y soportado. Por ello, aunque en el soportado tengamos derecho a deducción de la misma hasta 4 años desde su fecha de emisión, en el repercutido tenemos de fecha de presentación al SII, la misma que para las facturas emitidas. Por ello, ante una eventual comprobación por parte de la AEAT, si no hemos declarado estas facturas en fecha, podrían ponernos el IVA repercutido para su ingreso y ya en una declaración posterior tendríamos el derecho a deducirnos dicha cantidad.

Sanciones

Vamos a recordar las consecuencias de los incumplimientos y posibles sanciones:

•Retraso en el suministro de la información; 0,50% del importe de la factura, mínimo 300€, máximo 6.000€ por trimestre. .

•Incumplimiento de obligaciones registrales; 1% de los cargos no realizados, mínimo 10€, máximo 6.000€. Caso de no llevanza, 600€ de mínimo y sin máximo. .

•Incumplimiento de las obligaciones en materia de facturación;1%/2% de las facturas emitidas con retraso con respecto a la fecha de devengo. .

•Retraso en el ingreso del Impuesto: .

•Complementarias extemporáneas, 5% los 3 primeros meses, 10% del mes 3 al 6, 15% del mes 6 al 12, 20% pasado el mes 12. .

•NO regularización, sanción 50%, por dejar de ingresar deuda tributaria que debiera. .

En conclusión a lo expuesto, tenemos que seguir aprendiendo en el manejo de esta obligación, para que a partir del 2018 sea un proceso totalmente adaptado a nuestro día a día, que nos quite el menor tiempo posible, ya que entre otras cosas, inevitablemente se reducirá el plazo de 8 a 4 días para realizar los envíos.

Quedamos a su disposición para solucionar cuantas dudas le sigan surgiendo con el SII.

Si quiere dejar su punto de vista o necesita más información sobre las multas por retraso en el incumplimiento de plazos en el SII, déjenos su comentario más abajo.


Mª Angeles Coll

Asesor Fiscal en Carrillo Asesores

968 24 22 58 Murcia – Madrid – Yecla – Fuente Álamo – Lorca – Argelia – Valencia – Zaragoza

Consulte con nosotros, podemos solucionar sus problemas.

Con este blog queremos ayudar al empresario y administrador a conocer mejor el marco legal y fiscal donde hace negocios. Las publicaciones y comentarios que aquí se reflejan son de carácter general por lo que no constituyen asesoramiento jurídico.

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