A menudo se tiene a la contabilidad como al “patito feo” de la empresa, se realiza solamente por obligación legal y apenas se le da importancia más allá de que sirve para sacar los números sobre los que luego hay que pagar impuestos.
Se opta por seguir el Plan Contable de rigor sin preocuparse por adaptar el plan de cuentas a nuestro negocio.
Y con esto se pierden oportunidades de detectar problemas, de optimizar la gestión y de presupuestar correctamente, con el consiguiente perjuicio económico que ello puede conllevar.
No hace falta implementar herramientas específicas, complejas y caras de gestión de nuestra empresa, cualquiera puede, a partir de su contabilidad financiera establecer su propia contabilidad de costes.
Esta contabilidad de costes, que es interna de la empresa y por tanto no hay obligación de presentarla en ningún registro, puede aportar al empresario:
datos relevantes sobre los distintos departamentos de la empresa,
ayudarle a determinar si todo está funcionando correctamente o no,
corregirlo en su caso
y junto con herramientas presupuestarias oportunas, optimizar la gestión.
Para implementar un sistema de contabilidad de costes simple:
Lo primero que hay que hacer es saber en qué departamentos podemos dividir la empresa (administración, producción, distribución…)
Una vez que se tenga claro este organigrama, hay que adaptar la contabilidad financiera para que cada cuenta de ingresos y gastos se corresponda con un departamento.
Por ejemplo el gasto de personal de administración se corresponderá al departamento de administración. Esto se puede hacer utilizando un dígito control en cada cuenta contable por departamento, o poniendo nombres a cada cuenta que incluya el departamento al que pertenece (por ejemplo, “sueldos departamento de administración”).
De esta manera, la tarea de contabilidad de la empresa permite, en un solo proceso, generar la contabilidad financiera que hay que presentar oficialmente y la contabilidad de costes que nos dirá si estamos utilizando eficientemente los recursos de la empresa.
Habrá algunas partidas de gastos genéricos que no podrán llevarse a un solo departamento. Esas pueden ir a un “departamento de costes indirectos” y luego ya gestionarlos internamente para hacer un análisis que nos permita la toma de decisiones, la corrección de errores y una correcta gestión de nuestra empresa.
Hacer una contabilidad de costes sin errores es el paso previo para hacer los presupuestos de forma correcta.
