¿Vas a enviar empleados a efectuar una misión en el extranjero, registrar un contrato o constituir una sucursal fuera de España?
Para ello, tendrás que presentar una serie de documentos, que, para que tengan efecto y que los organismos extranjeros los reconozcan, tendrán que ser legalizados o apostillados según el caso.
Te explico cómo hacerlo.
1 – LA APOSTILLA DE LA HAYA
¿Qué es la apostilla de la Haya?
Una apostilla es un sello emitido por la autoridad competente para confirmar la autenticidad de una firma o de un sello sobre un documento público.
Pero, no significa que el contenido del documento sea correcto, sólo es un reconocimiento de firma.
Las apostillas son determinadas por los países que se adhirieron al «Convenio de La Haya» de 1961, suprimiendo la exigencia de legalización consular.
Todos los documentos públicos emitidos en estos países y destinados al extranjero deben tener el sello de la Apostilla, documentos como por ejemplo:
Partidas de registro civil, antecedentes penales, certificados de cualquier tipo que provienen de organismos oficiales, escrituras notariales y certificaciones notariales de firma, diplomas emitidos por instituciones públicas, etc…
¿Cuáles son los países miembros del convenio de La Haya ?
A día de hoy, los países firmantes del convenio de La Haya son los siguientes:
ALEMANIA ANDORRA ANTIGUA Y BARBUDA ARGENTINA ARMENIA AUSTRALIA AUSTRIA AZERBAIYAN BAHAMAS BAHREIN BARBADOS BELARUS BÉLGICA BELICE BOSNIA-HERZEGOVINA BOTSWANA BRUNEI-DARUSALAN BULGARIA BURUNDI CABO VERDE CHIPRE COLOMBIA ISLAS COOK COREA COSTA RICA CROACIA DINAMARCA DOMINICA ECUADOR EL SALVADOR ESLOVENIA ESPAÑA EE.UU. ESTONIA FIDJI FINLANDIA
FRANCIA GEORGIA GRANADA GRECIA HONDURAS HONG-KONG HUNGRIA INDIA IRLANDA ISLANDIA ISRAEL ITALIA JAPÓN KAZAJSTÁN KIRGUISTÁN LESOTHO LETONIA LIBERIA LIECHTENSTEIN LITUANIA LUXEMBURGO MACAO MACEDONIA MALAWI MALTA ISLAS MARSHALL ISLA MAURICIO MÉXICO MOLDAVIA MÓNACO MONGOLIA MONTENEGRO NAMIBIA NICARAGUA ISLA NIUE NORUEGA
NUEVA ZELANDA
OMÁN
PAÍSES BAJOS
PANAMÁ
PARAGUAY
PERÚ
POLONIA
PORTUGAL
REINO UNIDO
REPÚBLICA CHECA
REPÚBLICA DOMINICANA
REPÚBLICA ESLOVACA
RUMANIA
RUSIA
FEDERACIÓN DE SAMOA
SAN CRISTOBAL Y NIEVES
SAN MARINO
SAN VICENTE Y LAS GRANADINAS
SANTA LUCÍA
SANTO TOMÉ Y PRÍCIPE
SERBIA
ISLAS SEYCHELLES
SUDÁFRICA
SUECIA
SUIZA
SURINAME
SWAZILANDIA
TAYIKISTÁN
TONGA
TRINIDAD Y TOBAGO
TURQUÍA
UCRANIA
URUGUAY
UZBEKISTÁN
VANUATÚ
VENEZUELA
¿Qué documentos pueden ser apostillados?
El convenio se aplica únicamente a los documentos públicos. La inmensa mayoría de las apostillas son emitidas para documentos de naturaleza administrativa, particularmente:
Documentos de registro civil (partidas de nacimiento, certificados de matrimonio y de defunción).
Actos judiciales (sentencias, juicios).
Escrituras notariales (certificados, actos de notoriedad, poderes, testamentos, donaciones)
Actas administrativas (notificación fiscal, diploma escolares, títulos universitarios).
Las declaraciones oficiales (certificación de firma, copia compulsada).
El convenio Apostilla no se aplica a los documentos emitidos por agentes diplomáticos o consulares.
El convenio excluye también de su campo de aplicación ciertos documentos administrativos que se refieren en transacciones comerciales o aduaneras, por ejemplo los certificados de origen, las licencias de importaciones o de exportaciones no son susceptibles de ser apostillados.
¿Cómo conseguirla en España ?
Según el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, se podrán apostillar los documentos en:
Documentos Públicos y Judiciales, incluidos documentos de Registro Civil:
Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia
Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
Documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante Notario:
Colegios Notariales.
Documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo:
Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.
Ciertos documentos necesitan un reconocimiento de firma previo:TIPO DE DOCUMENTORECONOCIMIENTO PREVIO PORTítulos y Certificados de Estudios Universitarios OficialesMº de Educación, Cultura y Deporte y Altas Inspecciones de Educación en las Comunidades Autónomas en algunos casosTítulos y Certificaciones académicas oficiales no universitariasConsejerías de Educación de las Comunidades AutónomasDocumentos de la Agencia TributariaMinisterio de Hacienda y Administraciones PúblicasDocumentos Oficina del Servicio Público de Empleo Estatal y de las Entidades de la Seguridad Social (tales como reconocimiento de desempleo, vida laboral, etc.).Ministerio de Empleo y Seguridad SocialCertificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles.Encargado del Registro Mercantil (para los Registros de Madrid, Barcelona, Bilbao y Valencia) o Decano Presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de EspañaDocumentos Bancarios.Departamento de cuentas Corrientes del Banco de EspañaMinisterio del Interior o Dirección General de Tráfico.
2 – LA LEGALIZACIÓN CONSULAR
Si el país de destino del documento que queremos legalizar no es firmante del Convenio de La Haya, tendrá que ser legalizado por la autoridad consular de ese país.
A – Documentos emitidos por las comunidades autónomas
La legalización se tendrá que realizar de la manera siguiente:
Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva
Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto
B- Emitidos por entidades locales
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto
En cuanto a los documentos emitidos por el ayuntamiento de Madrid, se podrán legalizar directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, sin tener que pasar por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
C – Documentos notariales
Colegio notarial
Ministerio de Justicia
Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto
D – Documentos judiciales
Tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma correspondiente
Ministerio de Justicia
Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto
E – Documentos mercantiles
Certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y documentos comerciales.
Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por:
Cámara de Comercio de la provincia correspondiente
Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación
Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades.
Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España.
F – Registro civil
Partida de nacimiento, de matrimonio, de defunción
Tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma correspondiente
Ministerio de Justicia
Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto
G – Certificados médicos
Colegio médico de su provincia
Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto
H – Documentos privados
Sólo los documentos públicos pueden ser legalizados. Por lo tanto, para poder legalizar un documento privado (acta de junta general por ejemplo), lo más sencillo es de pasar por la vía notarial a través de un testimonio notarial.
3 – LA TRADUCCIÓN JURADA
Para que el documento pueda tener efecto en el extranjero, se tendrá que traducir al idioma oficial del país en el cual queremos presentarlo.
Sólo los traductores autorizados por el Ministerio de Asuntos Exteriores pueden realizar una traducción jurada que certificará que la traducción es fiel al original.
Este es el proceso para que los documentos sean reconocidos ante cualquier administración pública u organismo oficial en el extranjero, si tiene alguna duda o desea añadir su punto de vista, déjeme su comentario y si desea que le gestionemos la legalización, póngase en contacto con nosotros.
Alain Luherne
Management Consulting en Carrillo Asesores