Un presupuesto sirve para cuantificar los objetivos de la empresa.
Esto ayuda a ver si los objetivos se cumplen o no y, en caso de que no, saber qué partidas económicas son las que se comportan ineficientemente y tratar de corregir estos aspectos. Hoy en día se cometen por parte de la empresa principalmente dos errores respecto a los presupuestos:
No se hace ningún presupuesto.
El presupuesto se hace mal.
El no realizar un presupuesto a ningún nivel muchas veces es por desconocimiento y también por no darle importancia
Si el empresario es el primero que no cree en la necesidad de un presupuesto bien hecho para optimizar la gestión, entonces no hay nada que hacer.
Puede que la empresa funcione bien y entonces no haya problema. O puede que algún departamento esté utilizando recursos ociosos y esto le haga perder rentabilidad. O incluso que algún departamento funcione mejor de lo esperado y los empleados del mismo se cansen de que no se les reconozca su labor.
En cualquier caso el empresario nunca lo sabrá.
Por otro lado, un presupuesto mal realizado también puede ser un problema
Siempre se tiende a comenzar por presupuestar la variable “ventas” (o ingresos por prestaciones de servicios según el tipo de empresa) y a partir de ahí presupuestar gastos y que todo esto nos dé un beneficio.
Esto es un error puesto que si se tiene una empresa es porque se espera generar cierto rendimiento. De nada nos sirve vender diez millones de euros si tenemos pérdidas, o aún teniendo beneficios, no generamos un mínimo necesario.
¿Cómo debe realizarse un presupuesto?
Se debe comenzar por presupuestar un “beneficio necesario”, que cubra las devoluciones de préstamos, las posibles inversiones y la remuneración exigible por los accionistas (tiene que ser una cifra razonable y objetiva).
Si no se alcanza esta cifra, la empresa no tiene sentido que exista.
Una vez presupuestada esta cifra, dependiendo del tipo de negocio, se presupuestarán los márgenes, los gastos, y por último, las ventas necesarias para lograr el beneficio necesario.
El trabajo no acaba aquí, hay que poner en común el presupuesto con todos los responsables de departamento, comprobar que las cifras son razonables y analizar, a ser posible mes a mes, a partir de nuestra contabilidad de costes si se están cumpliendo los objetivos o no, y por qué.
El saber todo esto nos ayudará a gestionar la empresa y a no vivir en la inopia en nuestro negocio.
Puede ver un ejemplo de cómo utilizar los presupuestos cómo herramienta de gestión, aquí, y cuál es el paso previo para hacer los presupuestos de forma correcta aquí.
